La gestion de la paie : c’est quoi, comment procéder, pourquoi est-ce important ?
Quelle que soit son activité, toute entreprise a besoin d’une main-d’œuvre pour concrétiser les tâches quotidiennes nécessaires à son bon fonctionnement. C’est pourquoi la plupart des structures mettent l’humain au cœur de leur préoccupation. Si le bien-être au travail, le climat social et le système de récompenses sont des aspects importants de la GRH, il n’y a rien de mieux qu’une bonne gestion de la paie pour motiver les salariés. Découvrez ce qu’il faut savoir sur ce sujet.
La gestion de la paie, c’est quoi ?
La paie correspond à une rémunération octroyée sous forme de somme d’argent à une personne en contrepartie des tâches qu’elle a réalisées pour une entreprise. Ainsi, la gestion de la paie regroupe les outils et les processus utilisés pour assurer le versement des salaires. Autrement dit, ce terme désigne l’organisation de la rémunération des salariés d’une société. Contrairement à ce qu’on pourrait penser, il ne s’agit pas d’une simple formalité, mais d’un sujet sensible et complexe qui requiert du savoir-faire. Si vous voulez avoir plus d'informations à son propos ou comprendre ses enjeux, n’hésitez pas à faire appel à un expert dans le domaine de la gestion de la paie.
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Comment gérer la paie de vos salariés ?
Pour mener à bien le processus de gestion de la paie, il convient de suivre 6 grandes étapes :
Collecter les éléments variables
Les éléments variables de la paie constituent des données cruciales qui peuvent impacter considérablement sur la rémunération de chaque collaborateur. On peut les répartir en trois catégories, à savoir :
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- Les éléments variables conventionnels : heures supplémentaires, cotisations sociales…
- Les éléments variables contractuels : congés payés, primes, commissions, intéressement…
- Les éléments variables personnels : congés sans solde, arrêts maladie, retenue sur salaire…
Etablir les bulletins de salaire
Cette étape consiste à calculer la rémunération d’après les éléments de la paie, variables ou non, afin de créer les bulletins à remettre à chaque collaborateur. Il s’agit d’une étape assez délicate puisqu’elle requiert l’agrégation de plusieurs données à des fins de mise en conformité.
Cette tâche est particulièrement chronophage si vous la réalisez manuellement. Heureusement, il existe désormais des logiciels dédiés qui automatisent la conception des bulletins de salaire. Il vous suffira de définir un modèle.
Vérifier et contrôler les documents
Pour minimiser les irrégularités, il convient de vérifier méticuleusement les documents relatifs à la paie pour identifier et rectifier d’éventuelles erreurs. Pour minimiser les risques, une double vérification est de mise.
Remettre les bulletins de paie
C’est dans cette étape que vous envoyez les fiches de paie aux salariés. Il s’agit d’une démarche obligatoire. Néanmoins, vous pouvez choisir entre le format papier et numérique. Pour cette seconde option, vous devez recourir à un système de coffre-fort électronique, car l’envoi par e-mail n’est pas recommandé d’un point de vue légal.
Verser les salaires
Tous les mois, le salaire de chaque collaborateur devra être versé sur son compte bancaire. Certes, cette opération ne doit pas être réalisée à une date précise. Cependant, il faut le faire dans une périodicité donnée. Si celle-ci n’est pas respectée, cela peut être considéré comme un retard de paiement.
Faire les déclarations sociales
La procédure de dressage des bulletins de paie se termine avec la Déclaration Sociale Nominative, abrégée DSN. Tous les employeurs du secteur privé doivent remplir ce document. Son rôle ? Il permet de payer les cotisations sociales et de transmettre certaines informations relatives aux collaborateurs. Pour gagner du temps, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion de la paie pour remplir la DSN. Il faut néanmoins que celui-ci soit doté d’une comptabilité DSN.
Pourquoi la gestion de la paie est-elle importante pour l’entreprise et ses salariés ?
La première utilité de la gestion de la paie est qu’elle aide à garantir le bon versement des salaires. En effet, grâce à cette opération, l’entreprise s’assure que chacun de ses collaborateurs perçoit la rémunération qui lui est due en échange du travail qu’il a fourni.
La gestion de la paie permet également d’assurer la conformité des salaires, notamment d’un point de vue légal. D’ailleurs, de nombreux éléments doivent apparaître dans le bulletin pour qu’il soit conforme aux normes en vigueur. Il peut s’agir des données sur l’entreprise, de la convention collective, du décompte des jours de congé ou encore du calcul des cotisations sociales et patronales…
Et enfin, une bonne gestion de la paie favorise la marque employeur. Par exemple, ce sera bénéfique pour l’image de l’entreprise si vos salariés sont payés à temps ou s’ils constatent rarement des erreurs dans les bulletins de salaire. Ce qui, d’une part, motive vos collaborateurs et, d’autre part, contribue à attirer les meilleurs talents lors de vos processus de recrutement.